Я использую категорию Категории: (нет) (Categories (none)) для записи различных идей, приходящих в голову, действий, определенных на совещании, а также любых задач, которые мне нужно будет выполнить. Категории: (нет) (Categories (none)) является одним из моих пяти пунктов сбора. Я могу обращаться к ней с помощью карманного или планшетного компьютера, а значит, независимо от того, где я нахожусь, у меня всегда есть возможность фиксировать информацию в системе, а не запоминать в голове. По возвращении в офис очень удобно синхронизировать информацию.
Когда вы почувствуете, что слишком многое хранится в вашей памяти и это начинает вам мешать, выполнение небольшого упражнения по «очистке памяти»
поможет вам прийти в норму. Очень сложно принимать эффективные решения, когда память пытается завладеть вашим вниманием. Я рекомендую своим клиентам выполнять это упражнение еженедельно.
Запись значимых целей
Прежде чем продолжить, мне хотелось бы убедиться, что вы зафиксировали все значимые цели: как личные, так и рабочие. Это очень важный шаг в процессе создания КСУ.
Если у вас имеются «цели контроля за эффективностью», добавьте их в пункт сбора Категории: (нет) (Categories (none)). Возможно, вам придется обобщить каждую отдельную цель для того, чтобы ее описание поместилось в строке Тема (Subject).
Если у вас нет «целей контроля за эффективностью», то я настоятельно рекомендую создать их. Рабочие цели позволяют вам отслеживать и оценивать ход их выполнения. Они помогают расставлять приоритеты и заставляют концентрироваться на эффективном использовании времени. Я часто говорю своим клиентам: «Ваша эффективность — это ваши цели, поэтому убедитесь, что они четкие и значимые».
А теперь определите цели на ближайший год. Убедитесь, что они настолько четкие, что вы сможете оценить процесс их достижения. Также проверьте, чтобы они были значимыми настолько, чтобы давали вам силы на их выполнение. Цели — это обязательства, которые вы заключали сами с собой и другими людьми. Вы несете ответственность за их выполнение, поэтому убедитесь, что они действительно реальны и у вас есть время на их достижение.
Вот пример рабочих целей Кэрол Филипс на год:
- обеспечить в наступающем финансовом году объем продаж в размере как минимум 2,4 млн долларов;
- увеличить объем продаж существующим клиентам на 15 %;
- снизить текучесть персонала, занимающегося продажами;
- не выходить за рамки бюджета.
Если вы хотите улучшить баланс между работой и личной жизнью, то в вашей системе должны храниться как рабочие, так и личные цели. Определив рабочие цели, необходимо определить и личные. Будет лучше, если вы сделаете это непосредственно в Outlook. Вместе они гарантируют, что вы достигнете соответствующего уровня эффективности и баланса, необходимого для вашего стиля жизни. Вот пример личных целей Кэрол Филипс:
- финансы — максимально увеличить пенсионные выплаты;
- здоровье — бегать как минимум четыре раза в неделю;
- дом — отремонтировать ванную комнату на втором этаже;
- духовное развитие — медитировать три раза в неделю.
Цели — это ваша путеводная звезда. Они являются основой КСУ и важной составляющей эффективности работы.